Tenue de caisse : quelles sont les obligations fiscales et comptables ?
L’administration fiscale se montrant de plus en plus exigeante sur la tenue de caisse pour les commerçants, il est nécessaire de pouvoir fournir, en cas de contrôle, une comptabilité qui s’appuie sur des pièces justifiant de la réalité des opérations journalières de paiement et d'encaissement.
Solde de caisse positif
Un solde journalier de caisse ne peut être négatif. En effet, il ne peut y avoir plus de sorties que d’entrées. Si tel était le cas, il conviendrait alors d’en rechercher les causes et d’y remédier.
Rapprochement du solde réel avec le solde déterminé sur l'agenda
Le solde journalier de caisse déterminé sur l’agenda doit correspondre au solde réel présent physiquement en caisse. Il peut exister de petites différences résultant d’écart de rendu de monnaie. En revanche, tout écart plus significatif nécessite des recherches pour être justifié.
Justification des recettes
Les recettes journalières doivent être justifiées. Pour cela, différents supports peuvent exister :
Bandes de caisse enregistreuse (« ticket Z ou double-rouleau») ces justificatifs doivent faire apparaître le détail des ventes journalières.
Pour les caisses informatiques : Etats de synthèse des ventes avec possibilité de détailler les recettes journalières.
Brouillards de caisse ou main courante (document sur lequel le commerçant inscrit de manière manuscrite le détail de ses ventes quotidiennes)
Ces supports doivent impérativement être conservés. Ils pourront être réclamés en cas de contrôle fiscal.
Les conséquences de l’absence de pièces justificatives, ou de la fourniture de pièces insuffisamment détaillées sont importantes. Cela peut conduire l’administration fiscale à rejeter la comptabilité et à procéder au rehaussement des recettes, ce qui aura un impact à la fois sur l’imposition des bénéfices et sur la TVA.
Système de caisse certifié
Depuis le 1er janvier 2018, le système de caisse doit obligatoirement répondre à des critères de conformité à savoir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction participant à la formation du résultat.
Le respect de l’obligation peut être établi soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse, soit par la présentation d’un certificat délivré par un organisme accrédité.
L’entreprise qui ne peut pas justifier de la conformité des logiciels ou systèmes utilisés est passible d’une amende de 7 500 € et doit régulariser sa situation dans les 60 jours.