Qu’elles soient payées directement par l'entreprise, ou prises en charge par le biais de remboursements en faveur des salariés, certaines dépenses de réception ou de représentation peuvent ouvrir droit à une déduction de la TVA. Cette déductibilité qui varie selon la nature des frais, n’est toutefois possible qu’à certaines conditions. Le Conseil d’Etat vient, par exemple, de rappeler qu’une entreprise ne peut pas déduire la TVA sur des factures de restaurant qui ne sont pas établies en son nom. C'est pourquoi, il est important de respecter certaines règles pour bénéficier de la déduction de la TVA.
Frais de réception et de représentation
Les frais de représentation sont des dépenses engagées par le dirigeant ou les salariés, dans l'intérêt de l'entreprise, comme par exemple les frais de transport, de restauration, d'hébergement… Il peut s'agir de repas d'affaires avec les partenaires de l'entreprise (clients, fournisseurs,.;.), repas lors de voyages d'affaires.
Ces dépenses doivent faire l’objet d’une facture d’achat comportant distinctement le montant de la TVA ainsi que les mentions obligatoires suivantes :
- les nom et adresse des parties,
- le numéro de tva du prestataire,
- la date de la facture,
- le numéro de la facture.
Par ailleurs, l’entreprise doit également porter sur la facture l’identité et la qualité des bénéficiaires.
Formalisme allégé pour les factures inférieures à 150€ HT
Pour les factures inférieures à 150€ HT, ce formalisme est allégé :
- Il n'y a pas d’obligation de faire figurer le numéro de TVA de l’assujetti qui réalise l’opération ou la référence à la disposition du Code Général des Impôts indiquant le bénéfice d’un régime d’exonération,
- Pour les notes de restaurant < 150€ HT, l’administration admet que les éléments d’identification du client ne soient pas mentionnés par l’entreprise qui émet la facture, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé sur le document remis.
Rappel : s’agissant des frais d’hébergement (hôtels) et même si le formalisme est respecté, la tva n’est pas récupérable lorsqu’ils sont engagés au bénéfice des dirigeants et/ou des salariés. Elle est en revanche déductible lorsque ces frais sont supportés au bénéfice de tiers (hôtel pour un client à l’occasion d’une visite sur le site de l’entreprise).
Par ailleurs, les reçus délivrés aux péages et les notes établies par les automates (parking, stationnement, constituent des factures alors même que l’ensemble des obligations n’y figurent pas. La TVA sur ce type de document peut être récupérée.
Décision du Conseil d’Etat du 17 avril 2013 : conséquences et préconisations
Dans une décision rendue le 17 avril 2013, le Conseil d’Etat rappelle que la TVA n’est pas déductible lorsque les factures sont libellées au nom des salariés. En conséquence, il est important pour les entreprises qui ont des frais de représentation et réception significatifs, de s’assurer que l’identité de l’entreprise soit bien inscrite sur les factures (par l’entreprise elle-même le cas échéant pour des factures < 150€ht).
Lorsque ces frais sont remboursés aux salariés via des « notes de frais », la procédure de remboursement de ces « notes de frais » qui leur est sera communiquée, devra également préciser que les salariés sont tenus de faire établir les factures au nom de leur entreprise ou d'inscrire eux-mêmes sur les factures l’identité de leur entreprise (pour les factures < 150€ht).