Du nouveau pour l’archivage des factures !

Numérisation factures
13 Avril 2017
Les factures papiers peuvent maintenant être archivées sous format numérique afin d'alléger leur obligation de conservation !

 

Auparavant, les professionnels avaient l’obligation de conserver les factures sous forme papier si elles avaient été établies ou reçues sous cette forme.

Depuis le 31 Mars 2017, la règlementation sur la conservation des factures a évolué. Dans le but d’accélérer la dématérialisation des processus, un arrêté du 22 Mars permet aux entreprises de conserver leurs factures (reçues ou émises) sous forme numérique. Un gain de temps, d’espace et d’argent !

 

Les règles de conservation des factures

L’arrêté du 22 Mars 2017 fixe les modalités de numérisation ainsi que les règles de conservation des factures. Ainsi, les factures papier peuvent être archivées sous forme digitale à condition de respecter les critères suivants :

  • La facture numérique doit être formellement identique à l’originale en image et en contenu (y compris la couleur).
  • La numérisation peut se faire par l’assujetti ou par un tiers mandaté.
  • Le document est sous format PDF ou PDF A/3.
  • En cas de compression du fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte
  • Chaque fichier est horodaté, au moyen d’une source d’horodatage internet ou externe, qui donne une date et une heure légale précise aux différentes opérations réalisées.
  • La facture numérique est assortie d’une signature électronique, d’un cachet Serveur fondé sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile au moins et d’une empreinte numérique. (Pour en savoir plus sur ces éléments techniques, n'hésitez pas à contacter votre conseiller Adventi Informatique).
  • Le stockage des factures numérisées doit être localisé en France, dans un pays de l’UE ou dans un pays ayant une convention d’assistance mutuelle avec la France.

Tout comme les factures papier, les factures numérisées doivent être conservées pendant 6 ans minimum.

Il s'agit d’un assouplissement sur l’archivage des factures qui ne remet pas en cause les dispositions liées à la dématérialisation fiscale de la facture définies par la transposition du règlement eIDAS UE N°910/2014.

 

Les avantages pour l’entreprise 

Les avantages de l’archivage électronique des documents pour l’entreprise sont multiples. Il permet à l’entreprise une réduction importante du coût de stockage des factures papier. La numérisation engendre également un gain de productivité puisque le temps nécessaire à la recherche ou à la consultation d’une facture archivée est optimisé ! Enfin, l’intérêt majeur pour les entreprises réside dans le gain de place notamment pour les entreprises en manque d’espace.

Ces bénéfices doivent être comparés aux coûts que peut engendrer le processus de numérisation (équipement, entretien des serveurs, temps nécessaire à la numérisation des documents papiers…).