Dans notre précédent article, nous donnions 10 règles simples pour que la gestion de la trésorerie devienne une force. La règle 7 portait sur la réduction des charges pour éviter la cessation des paiements. L’intérêt de limiter ses dépenses est évident : préserver sa trésorerie. Mais comment faire ? Analyse des dépenses, suivi, choix des fournisseurs… Voici, dans cet article, 10 règles simples pour y parvenir.
Règle 1 – Distinguer les charges fixes des charges variables
Les charges variables sont celles qui varient de manière plus ou moins proportionnelle avec le niveau de l’activité. Elles sont par nature indispensables à la réalisation de l’activité. Aussi, elles ne constituent pas le levier le plus important. Toutefois, il faut rester vigilant et s’assurer régulièrement que leur poids relatif reste stable par rapport au niveau d’activité. Toute dérive doit être analysée et expliquée.
Les charges fixes ont une relation indirecte avec l’activité. On les appelle également les frais généraux. Ce sont les dépenses nécessaires au fonctionnement de l’entreprise : loyers, assurance, matériel informatique et maintenance, frais de publicité ou de déplacements… Une attention particulière doit être portée sur ces charges dont le montant représente souvent une part importante du chiffre d’affaires. Les charges variables se surveillent par leur poids relatif alors que les charges fixes se surveillent par leur montant et leur évolution dans le temps.
Règle 2 – Assurer un suivi rigoureux des charges de l’entreprise
Avant toute chose, il convient d’assurer un suivi rigoureux des dépenses. Les pratiques au sein des entreprises sont variées. Certaines bénéficient d’un reporting mensuel, d’autres n’arrêtent les comptes qu’une fois par an. En période de crise, à un moment où l’activité est en tension et que les marges se tendent, il n’est pas concevable de ne pas bénficier d’un suivi de gestion régulier. À chaque taille d’entreprise doit correspondre la bonne solution, mais le néant est un risque que l’on ne peut pas prendre.
La mise à jour de la comptabilité est un préalable à l’analyse. Il faut donc l’organiser. Sur la base de la comptabilité, il est alors possible de surveiller le poids des dépenses au regard de l’activité. La connaissance est un préalable à l’action.
Règle 3 – Analyser les dépenses de votre entreprise
Au fil du temps, les dépenses s’accumulent. Certaines dépenses peuvent perdurer alors même que l’entreprise n’en a plus l’utilité. Il est donc important de suivre régulièrement les dépenses de son entreprise et de les analyser afin de valider qu’elles correspondent bien à ses besoins. Un service qui n’est plus utilisé, une option qui perdure sans raison dans un contrat…il faut se poser les bonnes questions et ne pas hésiter à remettre en cause l’existant.
Il convient de commencer par lister toutes les dépenses concernées et de les classer par catégorie. Cette classification va permettre de mesurer le poids de chacune et de définir quel est le potentiel de gain. Il est dans un premier temps inutile de passer du temps à réduire une dépense qui a un poids relatif faible.
Fort de cette classification, il convient d’établir un plan de bataille, de lister les actions qui devront être entreprises. C’est le plan d’action de réduction des dépenses. Il faut définir le Quoi, le Qui (responsable de l’action), un horizon de temps et un objectif de gain pour créer une dynamique et s’assurer que le plan sera appliqué. Un point devra être fait régulièrement sur l’avancement.
Rien n’empêche de fêter les victoires !
Règle 4 – Faire jouer la concurrence
Faire jouer la concurrence est un moyen de faire savoir à son environnement que l’on porte une attention particulière à ses coûts. Dire à un fournisseur historique que l’on sollicite une étude de son rapport qualité/prix va créer une tension salutaire. Les résultats sont parfois surprenants !
Que penser d’un fournisseur capable du jour au lendemain de baisser significativement le tarif qu’il nous applique depuis des années juste parce qu’il est mis en concurrence ?
Au-delà du tarif, la mise en concurrence permet également de comparer la qualité des prestations proposées, les services associés, les conditions de règlement…autant de paramètres qui sont désormais en constante évolution.
Règle 5 – Choisir ses fournisseurs et en limiter le nombre
La mise en concurrence permet de choisir les bons fournisseurs et éviter d’en multiplier le nombre. En effet, les TPE et les PME sont fragilisés par leur taille face à des fournisseurs qui sont parfois beaucoup plus gros. Multiplier les fournisseurs amplifie cet effet. Or, plus on est petit, moins il est facile de négocier que ce des remises, des prestations complémentaires ou des délais de paiement.
Une fois le bon fournisseur choisi, il faut entretenir avec lui les meilleures relations et lui accorder un volant d’affaires le plus important possible pour avoir du poids et être en capacité de négocier les meilleures conditions possibles.
Règle 6 – Investir dans la technologie
Le monde est en constante évolution et beaucoup de pratiques changent. Recourir à des solutions digitales est souvent une solution simple pour réduire ses coûts. Assurance en ligne, banque en ligne, logiciels en mode SAAS sont autant d’exemples de l’intérêt que peuvent représenter les nouvelles technologies.
Ne pas oublier que les nouvelles technologies peuvent permettre d’améliorer son efficience et sa productivité, ce qui permettra une réduction des charges de l’entreprise. Faire bien, du premier coup, à moindre coût reste le levier d’économie le plus important.
Règle 7 – Penser aux ressources externes
La France est connue pour avoir l’un des codes du travail le plus complexe et le moins flexible. Aussi, il faut bien réfléchir avant de procéder à un recrutement. C’est la charge fixe qui pèse sur les comptes quel que soit le niveau d’activité.
Bien sûr, il n’est pas question ici de conseiller de ne pas embaucher. En cas de développement de l’activité, disposer des ressources nécessaires est indispensable. Il est question ici de s’interroger sur la nature de l’activité à exercer.
Les entreprises fonctionnent de plus en plus en mode projet et dans ce cas, faire appel à des indépendants (freelance) est pertinent. Le coût est souvent plus élevé à court terme, mais il y a des avantages non négligeables. La capacité à obtenir une obligation de moyens voire de résultats, l’absence de congés payés, la flexibilité (est payé ce qui est consommé), etc.
Il en va de même pour la sous-traitance. Il est parfois tout à fait pertinent d’internaliser une activité. C’est le cas par exemple d’un atelier de réparation de camions qui s’équipe d’une cabine de peinture. Dans ce cas, l’activité est régulière, sans saisonnalité, ce qui justifie l’investissement. Mais pour d’autres activités, comme le recours à des calculs complexes pour des chantiers de bâtiment, mieux vaut sous-traiter la prestation que de l’internaliser au risque qu’elle soit sous-utilisée, et qu’elle génère des dépenses inutiles.
Règle 8 – Responsabiliser ses salariés
Les petits ruisseaux peuvent faire les grandes rivières.
Pour limiter ses dépenses, une solution simple consiste à mettre en place au sein de l’entreprise une culture de la « mesure ».
Veillez par exemple à :
- éteindre vos lumières,
- mettre votre PC en veille,
- faire attention à la consommation d’eau ou de fournitures de bureau,
- éditer en recto-verso,
- ne pas éditer les mails inutiles
La première étape est de responsabiliser vos salariés car chaque euro compte.
Et comme il faut diriger par l’exemple, de votre côté, privilégiez les ampoules basse consommation, faites réparer immédiatement une fuite d’eau, faites entrer la lumière dans vos locaux pour profiter du soleil et limiter le chauffage, etc. Dans ce domaine, pas de limite à l’imagination.
Règle 9 – Réétudier les contrats pour limiter les charges de l’entreprise
Dans les comptes d’une entreprise, les contrats se sont multipliés. Location, assurance, maintenance, téléphonie, ils sont partout. Il peut être très bénéfique de réétudier tous les contrats régulièrement. Les prestations sont-elles toujours adaptées à l’activité de l’entreprise ? Sans y prendre garde, les tarifs n’auraient-ils pas augmenté progressivement d’année en année pour être aujourd’hui hors marché ?
Autant de questions dont les résultats peuvent là encore être surprenants tant le poids des habitudes est puissant.
Règle 10 – Faire attention aux dépenses « invisibles » de votre entreprise
Certaines dépenses sont généralement moins surveillées que d’autres. Pourtant, des dérives sont souvent constatées. Deux exemples :
- Une procédure d’engagement des frais de déplacement est-elle en place avec des règles strictes ? Les déplacements sont-ils toujours autorisés ? Les conditions de réservation sont-elles respectées ? Les frais de déplacement représentent-ils un poids constant au regard de l’activité ? Autant de questions à se poser pour maîtriser ce poste souvent important.
- Quels sont les frais bancaires facturés par mes banques ? Le contexte de baisse des taux depuis plusieurs années a considérablement réduit la rémunération des banques sur leurs opérations de financement. Aussi, elles ont multiplié les frais annexes : frais de tenue de compte, frais de virement, cartes de paiement, commission d’intervention, de dailly, d’affacturage. La liste est longue. Payer une prestation est normale mais dans ce domaine également, la mise en concurrence est primordiale pour limiter ses dépenses et bien gérer sa trésorerie.
En conclusion, la réduction des dépenses de votre entreprise est un axe majeur de la préservation de sa trésorerie. Si le cost-killing (réduction aveugle des dépenses) peut être préjudiciable à l’entreprise, la maîtrise des coûts est un impératif et ce surtout en période de crise marquée par une baisse de l’activité et des marges. Dans ce contexte, la non-maîtrise des dépenses peut conduire à la cessation des paiements et la perte de maîtrise de son avenir. Soyons vigilants !
TGS France propose, dans un contexte économique incertain, une démarche complète d’accompagnement des entreprises en difficulté.
