Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l'utilisation de systèmes permettant la dissimulation de recettes, les logiciels de caisse doivent obligatoirement être certifiés à compter du 1er janvier 2018. Cette obligation concernait également, dans un premier temps, les logiciels de gestion commerciale et de comptabilité, mais, dans un communiqué de presse du 15 juin 2017, le gouvernement a annoncé que ces obligations seraient recentrées sur les seuls systèmes de caisse.
Entreprises concernées
Tous les « professionnels » sont concernés par cette obligation. C'est-à-dire, toutes les personnes qui réalisent de manière indépendante une activité économique, même celles dont l’activité est exonérée de TVA ou bénéficie de la franchise en base. Les microentrenepeurs sont donc également concernés !
Critères de conformité
Pour être conformes, le système de caisse (caisse enregistreuse avec ticket Z ou caisse informatique) doit prévoir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction participant à la formation du résultat.
Le respect de l’obligation peut être établi soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse, soit par la présentation d’un certificat délivré par un organisme accrédité.
Pour rappel, dans la tenue de caisse, il y a obligation de justifier du détail des recettes quotidiennes de la manière suivante :
- Bandes de caisse enregistreuses (« ticket z » ou « double rouleau ») faisant apparaitre le détail des recettes ;
ou
- Pour les caisses informatiques : états de synthèse des ventes avec possibilité de consulter le détail des recettes ;
ou
- Brouillards de caisse ou main courante (document sur lequel le commerçant inscrit de manière manuscrite, le détail de ses ventes quotidiennes en précisant le montant de chaque recette, le taux de tva et le mode de paiement).
Sanctions encourues
L’entreprise qui ne peut pas justifier de la conformité des logiciels ou systèmes utilisés est passible d’une amende de 7 500 € et doit régulariser sa situation dans les 60 jours.
Cette amende s’applique si l’assujetti refuse l’intervention de l’administration et peut être renouvelée si l’entreprise persiste dans ses manquements.
La présentation d’un faux certificat est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.
Mode de contrôle des logiciels de caisse
Depuis le 1er janvier 2018, les agents de l’administration fiscale peuvent intervenir de manière inopinée dans les locaux des professionnels pour vérifier la détention par ces personnes de l’attestation établissant le respect des conditions de conformité.
Conformité du fichier FEC
Ces nouvelles normes viennent s'ajouter aux obligations déjà prévues par le Livre des Procédures Fiscales qui définit le format du fichier des écritures comptables (FEC) que doivent respecter les logiciels de comptabilité.
Pour rappel, en cas de contrôle, la non remise des fichiers « FEC » (1 fichier par année contrôlée) est passible d’une amende de 5.000€ par fichier manquant (ou 10% des droits redressés si plus élevés).